Vytěžování faktur: jak přestat ručně přepisovat doklady
Jak funguje vytěžování faktur, co ovlivňuje cenu a jak ověřit přesnost i napojení na účetnictví. Praktický průvodce pro firmy.
Faktura přijde e-mailem. Někdo ji otevře, přepíše dodavatele, částku a splatnost do účetního systému a pošle ji ke schválení. U jedné faktury pár minut. U stovek dokladů měsíčně už hodiny přepisování.
Vytěžování faktur tento přepis převezme. Aby práce opravdu ubylo, musí na něj navazovat kontrola údajů, schvalování a předání do účetnictví.
Co je vytěžování faktur a co umí OCR
OCR rozpozná text na skenu nebo fotografii. Vytěžování jednotlivým údajům přiřadí význam: rozliší číslo faktury, dodavatele nebo částku k úhradě. Výsledkem jsou vyplněná pole, která lze předat do účetního systému. U digitálního PDF může být text dostupný přímo, bez OCR.
Podle zvoleného nástroje lze získat například:
- Dodavatele, odběratele a jejich IČO nebo DIČ.
- Číslo faktury, variabilní symbol, datum vystavení a splatnost.
- Měnu, základ daně, DPH a celkovou částku.
- Bankovní účet, jednotlivé položky nebo číslo objednávky.
Chybějící nebo nečitelné údaje má systém označit k doplnění. Domyšlený variabilní symbol je horší než prázdné pole, o kterém účetní ví.
Od e-mailu do účetnictví
Modelový postup pro firmu, které chodí dodavatelské faktury do společné schránky:
- Příjem: automatizace uloží přílohu i odkaz na původní e-mail.
- Vytěžení: nástroj přečte potřebné údaje.
- Kontrola: pravidla ověří povinná pole, součty a duplicity. Nejasnosti dostane k řešení člověk.
- Schválení: odpovědný kolega zkontroluje náklad a přiřadí ho k objednávce nebo středisku.
- Předání: schválená data se zapíšou do účetnictví jako návrh dokladu.
Když přenos selže, musí přijít upozornění. Opakovaný pokus nesmí vytvořit druhou fakturu a u každého dokladu má být vidět stav zpracování.
Hotový program, nebo řešení na míru?
Nejdřív ověřte, co už umí váš účetní systém. Pokud nabízí vytěžování i schvalování, může stačit jeho rozšíření. Hotový program dává smysl, když pokryje vaše doklady i způsob práce.
Propojení na míru zvažte, pokud potřebujete párovat faktury s objednávkami z jiného systému nebo řídit složitější schvalování. Samotné čtení dokladů přitom může dál obstarávat hotová služba.
U systémů ABRA, POHODA i dalších ověřte konkrétní produkt, verzi a způsob přenosu dat. Nestačí, že dodavatel uvádí jejich značku. Před objednávkou si nechte ukázat import vlastních dokladů včetně příloh a zjistěte, zda propojení vyžaduje další licenci.
Co ovlivňuje cenu a kdy se vytěžování vyplatí
Cenu ovlivňuje počet faktur a stran, kvalita dokladů, čtení jednotlivých položek a napojení na účetnictví. Nabídky porovnávejte pro stejný objem a rozsah práce. Oddělte cenu zavedení od měsíčního provozu a podpory.
Modelový výpočet: při 500 fakturách měsíčně a zkrácení práce ze čtyř minut na jednu uvolníte 25 hodin. Při interním nákladu 400 Kč za hodinu jde o kapacitu v hodnotě 10 000 Kč měsíčně. Počítejte přitom veškerý čas člověka, včetně oprav a výjimek.
Od hodnoty uvolněného času odečtěte měsíční provoz a údržbu. Pokud je přínos kladný, vydělte jím cenu zavedení. Získáte orientační návratnost v měsících. Uvolněná kapacita přitom nemusí znamenat nižší výdaje na mzdy. Stejný tým může místo toho zvládnout víc práce.
Jak ověřit přesnost na vlastních fakturách
V pilotu použijte doklady od různých dodavatelů. Zařaďte i horší skeny, více stran, cizí měny a dobropisy. Sledujte hlavně:
- Správnost částky, měny, účtu a dodavatele. Jedno celkové procento přesnosti může důležitou chybu schovat.
- Kolik dokladů projde bez oprav a kolik času zabere kontrola ostatních.
- Co se stane při duplicitě, výpadku účetního systému nebo opakovaném importu.
Změnu bankovního účtu známého dodavatele nechte ověřit člověkem. Vytěžení samo o sobě nemá spouštět platbu. Schvalování v pilotu ponechte lidem a další kroky automatizujte podle výsledků.
Co si připravit na konzultaci
Připravte měsíční počet dokladů, název a verzi účetního systému a stručný popis toho, kdo faktury přijímá, kontroluje a schvaluje. Přidejte několik běžných i problémových dokladů. Před jejich sdílením si domluvte přístup k datům, místo zpracování a dobu uchování.
V GLOB Labs s vámi projdeme současný postup a navrhneme, kde využít existující nástroj a co propojit s vašimi systémy.